忙しさは減らせるのか
これまで見てきたように、忙しさは
- 業務量だけで決まるものではなく
- 前提の積み重ねによって生まれ
- 判断の詰まりとして現れる
という構造を持っています。
では、
この忙しさは実際に減らすことができるのでしょうか。
一般的な対策ではなぜ元に戻るのか
忙しさへの対策としては、
- 業務を削減する
- 効率化する
- 人を増やす
といった方法がよく取られます。
これらは一定の効果があります。
しかし、多くの場合、
しばらくすると再び忙しくなります。
なぜでしょうか。
それは、
業務を生み出している前提が変わっていないからです。
前提が残っている限り、
新たな業務は再び生まれてしまいます。
減らすべきは業務ではなく前提
ここで改めて整理します。
忙しさを減らすために本当に必要なのは、
業務そのものを減らすことではなく、
業務を生み出している前提を見直すことです。
では、
具体的にどのように進めればよいのでしょうか。
ステップ1 業務を問い直す
最初に行うのは、
「この業務は本当に必要なのか」
と問いかけることです。
例えば、
- なぜこの資料を作っているのか
- この会議は何のためにあるのか
- この確認作業は誰のためなのか
といった問いです。
ここでは、
答えを出すことよりも、
当たり前になっている業務に気づくことが重要です。
ステップ2 前提を言葉にする
次に、
その業務を支えている前提を言葉にしてみます。
例えば、
- 上司への報告が必要だから
- ミスを防ぐ必要があるから
- 昔から続いているから
といったものです。
前提を言葉にすることで、
これまで見えなかった判断基準が見えるようになります。
ステップ3 前提を見直す
前提が見えるようになったら、
その前提は今も有効なのかを考えます。
例えば、
- 本当に毎週報告が必要なのか
- 他の方法では代替できないか
- 現在の状況に合っているのか
を確認します。
すると、
- 残すべきもの
- 見直すべきもの
- やめてもよいもの
が見えてきます。
ステップ4 不要な前提を減らす
最後に、
不要な前提を減らしていきます。
ここで重要なのは、
無理に業務を削減しようとしないことです。
前提がなくなれば、
- 業務そのものが不要になる
- 判断が速くなる
- 確認作業が減る
といった変化が自然に起こります。
結果として、
忙しさも少しずつ減っていきます。
小さく始める
この取り組みは、
組織全体を一度に変える必要はありません。
まずは、
- 1つの資料
- 1つの会議
- 1つのルール
から始めれば十分です。
小さな見直しでも、
積み重なることで大きな変化につながります。
さいごに
「忙しい」と感じたとき、
業務をどう減らすかを考える前に、
- なぜその業務が存在するのか
- その前提は今も必要なのか
を問い直してみる。
それだけでも、
仕事の見え方は大きく変わります。
忙しさを減らす鍵は、
仕事の中ではなく、
その前にある「前提」にあるのかもしれません。
この記事を書いた人
村上 亮
中小企業診断士・ITコーディネータ
「問題を解く前に、前提を整える」をテーマに、
製造業・DX・意思決定に関する情報を発信しています。
VXtyleでは、そうした思考の整理を行っています。
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