なぜ一度増えた仕事は減らないのか
「一度増えた仕事が減らない」
多くの現場で、こうした状況が見られます。
- 業務がどんどん増えていく
- 忙しさが慢性化する
- 改善してもすぐ元に戻る
一時的に効率化しても、
気づけばまた同じ状態に戻っている。
なぜ忙しさは、繰り返されるのでしょうか。
業務量が多いから？
この問題はよく、
- 人手が足りない
- 業務量が多すぎる
- 効率が悪い
といった形で語られます。
もちろん、これらも一因です。
しかしそれだけでは、
なぜ「元に戻るのか」を説明できません。
増えているのは業務ではない
ここで視点を変えます。
増えているのは業務ではなく、
「業務を生み出す前提」ではないか
という考え方です。
前提は自然に積み上がる
業務は、多くの場合、
ある「前提」から生まれます。
例えば、
- 「この資料は必要だ」
- 「この会議は必要だ」
- 「このチェックは必須だ」
これらは一つひとつは合理的です。
しかし、
一度できた前提は、
基本的に残り続ける という性質があります。
前提は疑われない
さらに重要なのは、
前提は「当たり前」として扱われるという点です。
- なぜこの業務をやるのか？
- 本当に必要なのか？
といった問いは、
日常業務の中ではほとんど発生しません。
その結果、
前提が見直されることなく蓄積されていきます。
部分最適が前提を増やす
もう一つの要因が、
部分最適の積み重ねです。
- 品質を守るためのチェック追加
- ミス防止のための確認プロセス
- 報告強化のための資料作成
どれも正しい判断ですが、
それぞれが新しい前提を生み出してしまいます。
忙しさは「構造」で生まれる
ここまでをまとめると、
忙しさは次のような構造で生まれます。
- 前提が増える
- 業務が増える
- 前提は残る
- さらに前提が増える
というループがまわっています。
なぜ繰り返されるのか
この構造の厄介な点は、
「減らす力」が働かないことです。
- 前提を作る力は強い
- 前提を削る仕組みは弱い
そのため、
改善しても、構造が同じならまた元に戻ってしまいます。
止めるべきはどこか
では、このループを止めるにはどうすればよいのでしょうか。
重要なのは、
業務を減らすことではなく、
前提を減らすこと です。
忙しさは自然に増える
忙しさは、
- 努力不足でも
- 能力不足でもなく
構造として自然に増えるものです。
だからこそ必要なのは、
- 前提を疑う
- 前提を見直す
- 前提を減らす
という視点です。
さいごに
「忙しい」と感じたとき、
目の前の業務に手をつける前に、
- なぜこの業務が存在するのか
- その前提は今も有効か
と問い直してみる。
それが、
忙しさのループを断ち切る
最初の一歩になるかもしれません。
この記事を書いた人
村上 亮
中小企業診断士・ITコーディネータ
「問題を解く前に、前提を整える」をテーマに、
製造業・DX・意思決定に関する情報を発信しています。
VXtyleでは、そうした思考の整理を行っています。