なぜこんなに忙しいのか
「やるべき仕事が多すぎて、余裕がない」
会社員の方と話していると、
こうした声をよく耳にします。
実際、日々の業務に追われ、
- 目の前のタスクをこなすだけで精一杯
- 本来やるべきことに手が回らない
- 改善に取り組む時間がない
といった状況は珍しくありません。
では、この「忙しさ」はどこから来ているのでしょうか。
優先順位の問題？
多くの場合、この問題は
- 優先順位をつけましょう
- 無駄な業務を減らしましょう
- 効率化しましょう
といった形で語られます。
もちろん、これらは重要な視点です。
しかし、それだけで本当に解決するのでしょうか。
仕事が多いのではない
こで一つ、見方を変えてみます。
仕事が多いのではなく、
「やる理由が整理されていない仕事」が多いのではないか
という視点です。
例えば、
- なぜこの資料を毎週作っているのか
- なぜこの会議に参加しているのか
- なぜこの手順で業務を進めているのか
こうした問いが、
意識されないまま業務が積み重なっていくと、
「やらなくてもいいかもしれない仕事」
にもリソースが割かれていきます。
前提が業務を増やす
この状態をもう一段深く見ると、
業務の量ではなく、
「前提」が増えていると捉えることができます。
例えば、
- 「この資料は必要だ」という前提
- 「この会議は必要だ」という前提
- 「このやり方が正しい」という前提
これらが積み重なることで、
業務は自然と増えていきます。
しかし、それらの前提は
- 今も本当に有効なのか
- そもそも必要なのか
と見直される機会がほとんどありません。
よくあるケース
例えば、ある業務で
「報告資料を毎週作る」
というルールがあったとします。
当初は必要だったかもしれません。
しかし、
- 意思決定に使われていない
- 誰も深く見ていない
- 形式だけが残っている
といった状態になっていても、
「やるのが当たり前」として続いてしまうことがあります。
これは、業務そのものではなく、
「その業務は必要である」という前提が残っている状態 です。
前提を見直すと何が起きるか
ここで前提に目を向けると、
- そもそもこの業務は必要か？
- 頻度は適切か？
- 代替手段はないか？
といった問いが生まれます。
すると、
- 業務そのものが不要になる
- 回数が減る
- 形が変わる
といった変化が起きます。
つまり、
仕事を減らすのではなく、
「仕事が生まれる前提」を減らす という考え方です。
忙しさの正体
ここまで見てきたように、
忙しさの正体は、
- 業務量そのものではなく
- その背景にある前提の積み重ね
にあることが少なくありません。
そして前提は、
意識しない限り、増え続けるもの です。
さいごに
「やることが多い」と感じたとき、
目の前の業務を減らそうとする前に、
- なぜその業務をやっているのか
- それは本当に必要なのか
といった前提に目を向けてみる。
それだけで、
仕事の見え方が大きく変わることがあります。
忙しさを解消する鍵は、
業務の中ではなく、
その「前提」にあるのかもしれません。
この記事を書いた人
村上 亮
中小企業診断士・ITコーディネータ
「問題を解く前に、前提を整える」をテーマに、
製造業・DX・意思決定に関する情報を発信しています。
VXtyleでは、そうした思考の整理を行っています。